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    供應商交貨考核總是不達標?快看是不是有這兩個問題

    2020-05-09  盈飛無限

    來源: 弘毅供應鏈(ID:mark_supplychain)

    作者:卓弘毅

    一、交貨考核不達標?

    如何評價供應商的優劣?我們可以從很多的維度來談,比如質量、價格、服務水平、響應速度、配合程度、是否同意年度降價等等。

    在所有考核標準當中,及時交貨率是最基礎,也很重要的一項。

    首先,供應商需要按照客戶的要求時間,把規定數量的貨物送到指定的地點,這是在合同交易和供應管理中最基本的內容,我們都默認供應商能理解按時交貨的道理。

    其次,現在的供應鏈越來越講究精耕細作,要消除浪費,采購在下訂單的時候,就會考慮到庫存和需求的數量,不會購買過多的物料。到貨時間是采購員通過計算得出的,而不是隨便拍腦袋定一個日期。

    在實際操作中,如果供應方的及時交貨率沒有達標,就可能給采購方后續的生產、銷售都帶來了影響,于是采購就會介入,和表現欠佳的供應商一起看是哪里出了問題。

    影響及時交貨率常見的原因是供應商生產和質量方面的問題,比如產能緊張、工人數量不足或是報廢品過多。除了以上的因素以外,還有兩種情況很容易被忽視,那就是送貨的時間窗口和及時交貨率的計算方法。

    二、送貨為什么會不及時?

    1.沒搞清送貨時間窗口

    送貨時間窗口,是從英語Delivery time window直接翻譯過來的,其中的這個window窗口概念有點抽象,它的意思是承諾的交貨時間應該是在一定的區間之內的,超出了這個區間就屬于不合格的交貨。

    比如說交貨窗口為四個小時,那么供應商必須在規定時間的前后四個小時內,把貨物交到指定地點。如果早于或晚于四個小時,都會被判定為不及時交貨。

    大家可能會問,“早點晚點送到就行了,有必要把時間卡得這么緊嗎?”

    為了解釋這個問題,我用一個點外賣的例子。某天我在APP“餓了吧”上點了一份蛋炒飯,根據平臺提示,騎手大約是在中午12點送到公司樓下。

    這個時間點正好是公司午餐時間,我有半個小時可以吃飯休息。外賣平臺為了吸引顧客下單,規定了騎手如果超出規定時間30分后到達,客人就可以獲得賠償。

    平臺設置這樣的規則,是為了保障客人可以按時吃上一口熱飯。如果騎手12點半以后送到,我既錯過了午餐休息時間,炒飯涼了也不好吃,那么這次外賣的體驗度就會很差,以后可能不會光顧這家餐館,甚至是不用“餓了吧”平臺了。

    對于工廠來說也是這樣,如果原料到貨晚了,就會因為缺料而擾亂了原來的生產計劃,調整計劃是一件麻煩的事情,需要重新做生產計劃,調整機器模具和人員的安排。一番折騰下來,可能會引起工廠的極度不適,然后找采購投訴。

    相反地,到貨太早也不一定是好事,有些工廠的倉庫面積很小,貨物送了過來,根據生產計劃的安排,一時半會兒也用不上,只好放在倉庫里,占據著空間,影響了其他物料的搬運移動。

    送貨時間窗口是采購和供應雙方約定的,它可以是幾個小時,甚至是一周。供應商自然會選擇較大的交貨期,這樣就有更多的緩沖,畢竟長途運輸有很多的不確定性。

    采購為了縮小窗口期,也會給供應商一些激勵措施,比如略微提高商品的價格。如果采購方制定了送貨窗口規則,那么供應方就要了解并遵守,否則送貨績效就會不達標。

    2.沒搞清及時交貨率的計算方法

    既然是考核,就需要有可以量化的指標和對應的計算方法。還是以送外賣為例,騎手送了10單,其中9單是在規定時間內送到的,只有1單超出了時間,那么Ta的及時交貨率就是9/10 = 90%。

    在工業領域里,交貨率的考核更加復雜,這里有三個主要參數,包括訂單數量、訂單行數量和商品數量。

    訂單和商品數量容易理解,訂單行是指在一張訂單里的明細,把不同商品分列出來,比如訂單里有10項商品,在做訂單的時候就需要列出10個訂單行,這些商品的品名和單價是不一樣的,因此不可以合并。

    由“訂單—訂單行—訂單數量”,構成了訂單的三項基本要素,也形成了三種計算交貨及時率的方法。

    及時交貨數量如果達標顯示為綠色,不達標則是紅色

    讓我們來舉個例子說明,假設供應商收到了5個訂單,每個訂單中有2至6個訂單行,每行訂單數量也不等。

    總數是5個訂單,20個訂單行和500個訂單數量。供應商實際達成的及時交貨數量在最右側的這列,根據統計總計有10個訂單行做到了完美履約,另外10個訂單行都有欠交的情況。

    從總數上來看,供應商總計交付了480件,看起來還不錯。但是,5個訂單都存在著欠交的數量,沒有一個訂單做到了全部及時交付。根據這個案例,我們有三種計算及時交付率的方法,分別是:

    根據訂單計算,及時交付率 = 0 / 5 = 0%

    根據訂單行計算,及時交付率 = 10 / 20 = 50%

    根據訂單數量計算,及時交付率 = 480 / 500 = 96%

    如果從整張訂單完成情況來考核,供應商的表現簡直就是差到沒朋友。從訂單行來看,完成了一半,離及格線還差著一截。但是從訂單數量來評判,96%的分數堪稱優秀。

    同樣的供應商,同樣的交付完成情況,在不同的交貨率計算標準下,結果竟然有云泥之別。

    我們到底該用哪一個考核標準呢?如果是供應商,肯定會選對自己最有利的方法,可惜的是,這不是由Ta說了算的,別忘了,客戶擁有對交貨及時率的最終解釋權。

    如果使用訂單來計算交付率可能有失偏差,客戶只下了一個訂單,而這個訂單里有100個訂單行,只要有一行沒有及時交貨,整個訂單的交付都是不合格,這對于供應商有些苛刻。

    因此,使用訂單行來計算是一種比較合適的方法。當然,具體用哪種方法,也是采購方根據公司情況來決定的。適合自己的,才是最好的。

    對于送貨時間窗口和及時交貨率的統計,采購方和供應方應該如何協同,才能把交付考核的工作做得更加細致合理?我給大家介紹一些思路,以供參考。

    三、從開始就把事情做對

    有些供應商在供貨很久以后,還是沒搞清楚客戶的交付考核方法。突然某一天,可能會收到一封郵件,要求進行交貨績效整改,于是就一頭霧水,返回去詢問客戶到底是哪里做得不好。

    因此我們強烈建議采購和供應的雙方,在合作初期就把所有交付上的細節都溝通到位,包括相關的貿易術語、條款和及時交貨率的計算方法。

    在新供應商引入的階段,采購方提供統一的培訓,把所有內容一次都講透徹,避免將來合作上的誤解和低效的重復溝通。

    供應商擔心送貨錯過時間窗口怎么辦?畢竟長途運輸中,難免會發生點意外,影響績效評分。

    解決的方法是由客戶統一安排上門提貨,這樣就等于是把交貨時間窗口前移到供應商端,根據平均在途運輸時間,倒扣出來就是應該在供應商工廠提貨的時間。

    供應商只要根據約定的提貨日期,把貨物全部包裝好,等待客戶安排的卡車上門提貨就可以了。

    這樣做對雙方的后續操作都有了保障,采購方可以延伸對供應鏈的控制,如果在供應商倉庫提貨時發生任何情況,都可以在第一時間得到反饋,而不用等到貨物到達目的地的時候才發現。

    通過整合運輸資源,采購方有更大的籌碼來降低運費,同時找靠譜的第三方物流來負責運輸,對貨物進行實時追蹤,掌握可靠的到貨時間。

    對于及時交貨率的考核,也需要由采購和供應雙方加強合作。采購每月提供考核評分結果給供應商,對于績效不合格的,要求定期內完成整改。交貨績效應該和綜合考評掛鉤,并占據一定的權重,比如30%。

    對于綜合考評優秀的供應商,采購應予以重點戰略合作伙伴的地位,可以優先獲得新項目、新產品報價的機會。

    對于表現合格者,采購應該指出對方需要改進之處,并且定期回顧改善行動和成果。而對于長期不合格的“吊車尾”供應商,那只有采取新業務暫停的措施,并強烈要求其改進,否則可能在未來全面終止合作。

    四、總結

    及時交貨是采購和供應雙方合作中一項基礎的內容,在客戶企業里,不管是供應鏈還是采購部門,都會考核供應商的On Time Delivery。

    這項工作看似很平常,其中的內涵卻很豐富。設定合理送貨時間窗口和及時交貨率考核制度,可以讓到貨更有保障,雙方合作更加順暢。

    想要實現這兩點,需要合作雙方共同協作,大處著眼,小處著手,把工作做得更加細致、嚴謹。正所謂“魔鬼都藏在細節里”。

    -----文章轉自微信公眾號《品質人生質量開講》

    -----盈飛無限實時SPC軟件解決方案提供商。

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